Грижите за автомобила или управление на автопарк

Безспорна е нуждата от превозни средства в бизнеса, но също толкова безспорен е и фактът, че ползването им създава и не малко грижи. В основни линии обезпечаването на безпроблемното ползване обхваща следните сфери:

• Извършвани дейности: сервизно обслужване и др.
• Организация: кой организира и извършва дейностите, процедури
• Ресурси: софтуер, човешки ресурс, ноу-хау.

Извършваните дейности гарантират поддържането на автомобила в изправност, полезност и законност и биха могли да се категоризират като:

• Технически;
• Застрахователни: условия, щети, ликвидация, запазване на интереса на компанията;
• Финансово-документални: счетоводно отчитане, данъци, необходими документи.

Автомобилът е машина, която следва да е технически изправна и де юре в движение. Основните технически дейности, свързани с поддръжката му, са:

• Планирано и инцидентно сервизно обслужване: смяна на консумативи, ремонти вследствие на застрахователни събития или повреда;
• Годишни технически прегледи;
• Смяна и съхранение на гуми; бракуване.

В България е много високо нивото на щетимост по автомобилите в следствие пътно-транспортни произшествия. Именно по тази причина администрирането и организацията на застрахователното обслужване е от изключителна важност: Тя включва:

• Избор на застрахователно покритие и застрахователна компания;
• Завеждане на щети;
• Възлагателни писма;
• Отстраняване на щети в интерес на ползвателя.

Не без значение са и финансово-документалните въпроси, най-често свързани с:

• Права за одобряване на разходи, свързани с ползване на автомобилите;
• Необходими първични счетоводни документи;
• Данъчно третиране ползването на автомобили.

Разбира се важно е да се знае КАКВО трябва да се направи за управление на автопарка, но важно е и КАК следва да се направи, а именно каква ОРГАНИЗАЦИЯ да се създаде за осъществяването на дейностите. Например: кои хора от компанията са въвлечени в дейността по отношение на застрахователните събития? Има ли разработени процедури за действие? Кой какви права и отговорности има? Как са организирани отчетността и документооборотът? Може ли да се анализира ефективността на дейността?

Не на последно място важно е и какви ресурси се инвестират в дейността:

• Информационни технологии;
• Офиси;
• Човешки ресурси;
• Ноу – хау.

В крайна сметка в условията на криза един от основните въпроси, свързани с автопарка,  е „как да плащам по-малко”. Отговорът обаче минава през измерване на ефективността и ефикасността на дадена дейност. Достатъчно добре ли се справяме? Оптимална ли е общата цена (издръжка) на конкретната дейност? На последния въпрос отговор може да се намери след уточняване именно на Общата цена на притежание/ползване на автопарка, за което ще стане въпрос в следващ материал.